Konzentriert Digital Arbeiten

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Wer ausschließlich mit digitalen Endgeräten arbeitet, kennt die allgegenwärtige Gefahr nur zu gut: Ablenkung, Unproduktivität, Shallow Work. Die wirklich wichtigen Aufgaben und harten Nüsse bleiben liegen, bis es fast zu spät ist. Und wir Menschen können gar nichts dafür, dass wir uns so verhalten. Über das Bein, das uns unsere Psyche hier stellt, springen wir gemeinsam in dieser Folge.

Inhalt der Folge

Ablenkung beim digitalen Arbeiten

Wer den ganzen Tag mit digitalen Medien arbeitet, kennt das Problem: Ablenkung. Es fällt uns oft schwer, uns dauerhaft auf die Arbeit zu konzentrieren und den Deep-Work-Zustand zu erreichen.

Eine neue Nachricht, ein Blick aufs Handy – oft sind die Ablenkungen von der eigentlichen Arbeit sogar willkommen. Im Durchschnitt schauen wir 58-mal aufs Handy; insgesamt verbringen wir damit 3.15 Stunden. Täglich. Doch meistens handelt es sich dabei nicht um konzentriertes Arbeiten.

Eine Studie der University of California belegt, dass wir nach jeder Ablenkung im Schnitt 23 Minuten benötigen, um wieder konzentriert in die eigentliche Aufgabe einzutauchen.

Gerade für Menschen, die ausschließlich digital arbeiten, ist das eine Herausforderung. Eingehende Nachrichten und der Aufbau von Social-Media-Kanälen sind darauf ausgelegt, die Ausschüttung von Glückshormonen im Menschen zu generieren. Leicht wird die kurzzeitige Nutzbarkeit dem größeren Nutzen der langfristigen, großen Aufgabe vorgezogen, denn der direkte, kleinere Nutzen z.B. einer eingehenden Nachricht ist leichter vorstellbar.

Gerade wenn man eine umfangreiche Aufgabe vor sich hat, ist die Hürde, damit zu beginnen, besonders groß. Gerne zieht man Shallow Work vor, um dem großen Task aus dem Weg zu gehen. Man beantwortet E-Mails oder schreibt To-Do-Listen. Und am Ende des Tages hat man nichts wirklich erreicht, vor allem aber auch keinen Fortschritt in der großen Aufgabe.

Regeln für die Umsetzung von Deep–Work–Aufgaben

Pomodoro–Technik

Mithilfe einer Küchenuhr oder eines Timers können Sie sich eine feste Zeit setzen. In diesem Zeitrahmen geht es darum, ganz ungestört, ohne jegliche Ablenkung und mit höchster Konzentration zu arbeiten. Wie lange dieser Zeitraum dauert, können Sie je nach Ihrem persönlichen Bedarf entscheiden. Nach Abschluss eines Pomodoro-Blocks können Sie in einer fünf- bis zehnminütigen Pause aufstehen, sich etwas zu trinken holen oder auch einen Blick auf das Handy werfen. Letzteres sollte allerdings idealerweise vermieden werden.

To–Do–Liste

Es kann hilfreich sein, sich morgens, vor Beginn der Arbeit, eine To-Do-Liste zu schreiben. Das geht auch ganz einfach analog auf einem Blatt Papier oder im Notizbuch. So hat man einen Überblick, was man erreichen will und kann sich in einzelnen Pomodoro-Blöcken auf die jeweiligen Aufgaben fokussieren.

Benachrichtigungen ausschalten

Während einer Pomodoro-Phase sollten alle mobilen Geräte auf Stumm (auch ohne Vibration) gestellt werden. Blenden Sie auch die E-Mailfähnchen, die die Anzahl ungelesener Nachrichten anzeigen, aus. Beim Ansehen der Nachrichten ist im Gegensatz zum Push- das Pull-Prinzip zu empfehlen. Entscheiden Sie selber aktiv, wann Sie die Nachrichten abrufen. Ich selber beantworte E-Mails oder bestimme Nachrichten nur ein- bis zweimal täglich und habe dieser Tätigkeit einen einzelnen Pomodoro-Block zugeordnet.

Gedankenblatt

Doch auch wenn jegliche Ablenkung von außen ausgeschlossen ist, werden wir oft von eigenen Gedanken und Ideen abgelenkt. Hier kann ein weiteres Blatt Papier helfen, auf dem Sie die Gedanken notieren können. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ideen in einem eigenen Pomodoro-Block nach der eigentlichen Arbeitsaufgabe weiter zu verfolgen – oder auch zu merken, dass sie doch nicht so wichtig waren.

Produktivitätsmessung

Anhand der Pomodoro-Blöcke können Sie die eigene wirklich produktive Zeit messen. Denn während der Konzentrationsphasen gelangen Sie in einen produktiven Flow und können sich klar auf eine Aufgabe fokussieren.

Produktivitäts-Rhythmus

Mit der Pomodoro-Methode kann man auch den eigenen Produktivitäts-Rhythmus kennenlernen und seinen Tag danach ausrichten. Oft setzt man sich morgens mit frischem Kopf an Shallow-Work-Aufgaben, die dann schnell den ganzen Tag andauern. Doch wenn Sie morgens gut konzentriert sind, dann sollten Sie mit den wirklich relevanten Aufgaben beginnen und die Shallow-Work-Aufgaben in den weniger produktiven Nachmittag verlegen.

Welche Tools können zur Unterstützung der Konzentration bei digitaler Arbeit genutzt werden?

Möglichkeiten wie Digitales Projektmanagement oder digitale To-Do-Listen können hilfreich bei der Organisation der eigenen Arbeitstasks sein. Achten Sie aber darauf, dass die Programme nicht selbst zur Ablenkung werden.

Sinnvoll ist ein Mix aus analogem Aufschreiben von Tageszielen und digitalem Aufzeigen der vielfältigen Aufgaben und Projektzusammenhänge.

Werkzeuge zum konzentrierten Arbeiten

• Notizbuch oder Blatt Papier;

• Pomodoro-Timer: Hier reichen Küchenuhr oder Computerprogramm, beispielsweise die Focus Keeper App.

• Tracking-Software: Diese zeigt, mit welchen Programmen man die meiste Zeit verbringt. Das kann am Ende des Tages Aufschluss über die Produktivität geben. Hierfür geeignet sind Manic Time für Mac oder Windows, Timing für Mac, oder ProcrastiTracker für Windows.

• Blockersoftware: Um bei schwierigen Aufgaben jede Ablenkung auszuschließen, kann man durch eine Blockersoftware den Zugriff auf gewisse Websites verhindern. Hierfür eignen sich SelfControl oder Cold Turkey.